Die 5 Geheimnisse, welche Effektivität eine Kommunikation garantieren

Die einleitend beschriebene Situation ist leider kein Einzelfall, sondern die tägliche Realität in den Büros der Konzerne. Warum ist das so? Wir sind doch allesamt intelligente und qualifizierte Menschen. Keine Frage. Nur der Ursache des Problems wird selten auf den Grund gegangen. Warum ist die Besprechung nur „eigentlich“ gar nicht so schlecht? Überlegen Sie mal: In wieviel Prozent der Fälle beobachten Sie, wie die Mehrheit der Sitzungsteilnehmer mit einem leeren Block, einem Stift und einer Tasse Kaffee im Sitzungsraum erscheinen? Ob sich das auf die Effektivität auswirkt? Sicher! Und ich verrate Ihnen, es liegt nicht am Kaffee ...

5 Geheimnisse, die die Effektivität von Sitzungen steigern

Im Voraus gilt es zu bemerken, dass ich hier nicht von spontanen Besprechungen im Kontext einer Task-Force spreche, sondern von Besprechungen im Rahmen des Tagesgeschäfts, also normal geplante Besprechungen, die in einem bestimmten Rhythmus wiederkehrend sind. Die 5 Geheimnisse, die die Effektivität sicherstellen, sind:

Erstens: Jede Sitzung oder Besprechung muss ein Ziel haben.

Jede Sitzung oder Besprechung hat ein Ziel – ein Goal. No Goal – no meeting! Das Ziel ist ein klar definiertes, konkretes Resultat, welches am Ende der Sitzung vorliegt. Das kann völlig unterschiedlich sein: gemeinsames Verständnis der Situation, ein Commitment für die nächsten Schritte, die zu leisten sind oder abgeklärt werden müssen, wer als Experte hinzugezogen werden muss etc. Wichtig ist nur, dass das Sitzungsziel ganz klar und unmissverständlich definiert ist.

Zweitens: Die Teilnehmer erscheinen vorbereitet.

Eine seriöse Vorbereitung kann in der Regel nur schriftlich gemacht werden. „Ich habe darüber nachgedacht“ gilt nicht als Vorbereitung. Warum sich die Teilnehmer vorbereiten sollen? Wenn die Sitzungsteilnehmer vorbereitet zu der Besprechung kommen, findet die eigentliche Arbeit nicht in der Sitzung, sondern außerhalb statt. Das heißt, die gemeinsame Zeit in der Besprechung kann ausschließlich dafür genutzt werden, den Fokus auf kritische Bereiche zu werfen, Fragen zu klären und Lösungen zu finden, eben das Ziel zu erreichen, anstatt Basisinput zu sammeln.

Je nach Komplexität des Sachverhaltes kann es sich lohnen, die Vorarbeiten vor der Sitzung einzufordern. Das kann sein, ein Konzept zu überarbeiten, einen Review zu machen, eine Statusliste zu aktualisieren oder Risiken neu zu beurteilen. Und das verhindert, dass die Teilnehmer mit einem leeren Block und der Kaffeetasse in die Sitzung kommen und die ersten 10 Minuten der Sitzung damit beschäftigt sind, den Kontext zu erfassen und über die Sache nachzudenken. Sie haben keine Chance, die richtigen Fragen zu stellen, weil sie erst jetzt in Gedanken im Thema ankommen, wobei sie eigentlich schon viel weiter sein sollten.

Darum gilt: Für eine effektive Besprechung findet die Arbeit außerhalb der Sitzung statt. Ich bereite mich vor und komme mit dem durchdachten Sachverhalt, für den ich vielleicht schon einen Lösungsansatz habe, in die Sitzung. So sind wir um Stufen effektiver. Ein anderes Universum.

Drittens: Das Ziel wurde den Teilnehmern im Vorfeld kommuniziert.

Geschieht dies nicht, kann Schritt Nummer 2 – die individuelle Vorbereitung der Teilnehmer – nicht erfolgen. Eine Sitzung ohne kommuniziertes Ziel führt meistens ins Nichts, ins Blabla, ins Uferlose … Das ist, wie mit dem Schiff in See zu stechen oder mit dem Flugzeug loszufliegen, ohne einen Kurs zu haben. In dieses Flugzeug würden Sie nicht einsteigen – oder? Ich auch nicht. Darum sage ich Besprechungen ohne definiertes Ziel ab.

Viertens: Es gibt nur „artreine“ Sitzungen.

Was heißt das … Sehr oft werden in Besprechungen verschiedene Formate unbewusst vermischt: Informationsaustausch, Projektfortschritt, Wie-war -dein-Wochenende und plaudern alles im gleichen Rahmen. Dadurch geht der Fokus verloren, wir schweifen plötzlich ab und sprechen – und denken – über alles mögliche. «We are all over the place».

Grundsätzlich gibt es 2 Arten von Sitzungen: Es gibt Leadershipmeetings, Führungssitzungen, in welchen es darum geht, einen Status zu aktualisieren, ein Problem zu besprechen, einen Lösungsansatz zu prüfen, eine Strategie zu entwerfen usw. Diese folgen dem Führungsrhythmus.
Und dann gibt es Informationssitzungen, in denen es darum geht, das Team darüber auf dem Laufenden zu halten, was eine Führungsebene weiter ober geschieht, welche neue Entwicklungen es gibt, Informationen zu teilen, Diskussionen zu führen, Fragen zu beantworten, etwas live vorzuführen oder einfach, um zusammenzukommen und sich kurz auszutauschen.
Diese zwei Arten von Besprechungen sind strikt voneinander zu trennen. Das heißt also, muss beides zum gleichen Termin stattfinden, sieht die Agenda zwei Teile vor. Formelles Meeting mit klarer Struktur, Vorbereitung und Protokoll und eine freie Zeiteinheit mit einem definierten Zeitrahmen für den Informationsaustausch. Es empfiehlt sich, straff und diszipliniert durch den ersten Teil zu führen, diesen offiziell abzuschliessen, um dann im zweiten Teil den weniger strukturierten Bedürfnissen Raum zu geben.

Mit einer Aufteilung 75% Kerngeschäft und 25% für Informationsaustausch fährt man in der Regel gut. Die Teilnehmenden fühlen sich wohl und konzentrieren sich im ersten Teil auf die Sache, weil sie wissen, dass ein Zeitfenster für die anderen Anliegen bereitsteht und eingehalten wird.
Der Infoteil dient zudem als Reserve für den Fall, dass etwas unerwartet mehr Zeit braucht oder etwas Unvorhergesehenes auftritt. In diesem Fall wird der informelle Teil offiziell verschoben und zeitnah nachgeholt. Bewusst und mit klarer Ansage, nicht einfach so. 

Fünftens: Die Sitzung hat eine Organisation.

Nein, das ist nicht übertrieben. Es herrscht Klarheit in der Sitzungsführung/Sitzungsorganistion. Warum? Die Erfahrung zeigt, dass es sich lohnt, bei komplexen Besprechungen mit vielen Teilnehmenden die formale Sitzungsleitung an eine Person zu delegieren. Das muss nicht (soll nicht) der Chef sein, sondern jemand, der ausschliesslich durch die Sitzung führt und diese moderiert, ohne dabei Input liefern zu müssen. Dasselbe gilt für das Protokoll, welches an jemanden delegiert wird, der keine aktive Rolle im Team hat. Das befreit den Vorgesetzten, damit der sich gedanklich ausschließlich mit dem Inhalt befassen kann, sich konzentrieren kann ohne auf die Uhr zu schauen und mitzuschreiben. In virtuellen Besprechungen empfiehlt sich das sogar noch viel mehr. Es ist viel angenehmer, wenn ich als Sitzungsleiter jemanden habe, der sich um die Technik kümmert damit ich die Kapazität für den Inhalt frei habe.

Fazit: Müssen mehrere Zwecke in einer Sitzung erfüllt werden, lohnt sich eine klare Trennung der Formate mit einem klaren Übergang von einem Format zum anderen. Gut vorbereitete Sitzungen lassen uns in der gleichen Zeit weiter vorankommen. Dieser Fortschritt ist motivierend und wirkt sich auf die Performance aus. Eine einfache, kostenlose Massnahme, welche die Aufwärtsspirale in Gang setzt. Nicht schlecht - oder?

Nachdem wir über die generellen Anforderungen an Kommunikation, den Kontext der Kommunikation, den Kommunikationszweck, die Kommunikationsmittel und die Geheimnisse effektiver Kommunikation in Besprechungen gesprochen haben, schauen wir in der nächsten Folge auf die 5 Wege, wie wir Effizienz von Kommunikation steigern können. Ich freue mich darauf, bleiben Sie dran.

Wie gliedern Sie Ihre Besprechungen? Haben Sie verschiedene Besprechungen zu verschiedenen Themen? Haben Sie artreine Sitzungen? Wie intensiv bereiten Sie sich auf Ihre Besprechungen vor? Gehört es zur Firmenkultur oder ist es Ihre persönliche Arbeitsweise? Wie oft kommt es vor, dass Ihr Team mehrere Besprechungen braucht, um produktiv zu arbeiten? Wie oft beobachten Sie es, dass Menschen mit leeren Blöcken in die Sitzung kommen?