Die 5 einfachen Schritte zur herausragenden Sitzungsleitung

06/22/2021

Heute ist es heiß. Direkt vom verregneten Frühling in den heißen Sommer. Das strapaziert den Körper. Und die Nerven auch. Nach einem Jahr Homeoffice müssen wir nun wieder ins Büro. Jetzt, wo der unfreiwillige Hausarrest mit viel Aufwand familientauglich gemacht, die Zeichen- und Zettelsprache während Telefonkonferenzen von den real anwesenden Familienmitgliedern verstanden und praktiziert wird und keiner mehr in Badehose hinter der Kamera durchgeht, jetzt geht es zurück. Diese erneute Zwangsumstellung ist zwar im Prinzip erfreulich, kommt aber zum ungünstigsten Zeitpunkt. Weil just in diesen Wochen mit einem Jahr Verspätung die Fußball-Europa-Meisterschaft anläuft. Warum die im Jahr 2021 «EM 2020» heißt, können nur Fußballer verstehen … Ein Thema für einen separaten Blog. Wie dem auch sei, letztens spielte die Schweiz gegen Italien. Fußballtechnisch kommentieren wir das jetzt nicht. Aber die Auswirkungen auf meine Geduld bei der Arbeit in langer Hose im heißen Büro mitten in der Stadt waren deutlich spürbar. Fazit: Körper strapaziert, Nervenkostüm dünn. Ich will nur noch eins: raus – und zwar so schnell wie möglich. Bei diesem vollen Kalender und der Hitze muss jetzt jede Besprechung wie am Schnürchen laufen. Effizienz ist (über-) lebensnotwendig. Das Problem, welches es zu lösen gilt, betrifft die effiziente Abwicklung von Besprechungen und Sitzungen.

Sie kennen das. Der Kalender ist voll, ein Termin jagt den anderen und die daraus wachsende Taskliste droht zum unbesiegbaren Monster zu werden. Ich habe hohe Ansprüche und meine Teams hohe Erwartungen an die Qualität meiner eigenen Arbeit. Also wird es wohl wieder nichts mit dem rechtzeitigen Feierabend. Das frustriert. Doch es muss nicht sein. Ich kann Ihnen garantieren, dass Sie mit 5 einfachen, aber wirkungsvollen Maßnahmen kürzere und effizientere Sitzungen leiten werden. Das schafft Freiraum. Und damit Sie rechtzeitig rauskommen, halte ich mich heute kurz.

Starte exakt zur vereinbarten Zeit.
Nicht noch schnell einen Kaffee trinken, den Projektor einrichten, Wasser holen, einen Flipchart organisieren, den Adapter hervorkramen, das WLAN-Passwort suchen, auf den Kollegen warten, sich vom Chef abhalten lassen … Nein! Starte exakt zur vereinbarten Zeit! Und: keine Wiederholungen. Wer zu spät kommt, holt sich die verpassten Infos selbst. Es fängt an, wann es anfängt.
Beginne mit dem Ziel der Sitzung
Es geht darum, den Teilnehmenden den Kontext zu geben, damit sie in Gedanken bei der Sache sind. Das Ziel der Sitzung ist auch dann zu nennen, wenn es jede Woche dasselbe ist. Beispiel: «Wir treffen uns zur Projektstandsitzung des Projekts Chronos. In 35 Minuten haben wir den Wissensstand abgeglichen, die Taskliste aktualisiert und die Risikobeurteilung erneuert. Im Anschluss findet die Info zur letzten Geschäftsleitungssitzung statt. Dort ist auch Raum für größere neue Themen.» 15 Sekunden, die sich auszahlen.
Habe eine Agenda und folge ihr strikt
Eine regelmäßige Sitzung ist ein Führungsinstrument, keine Kreativsession und keine Problemlösungsmediation. Visionen, Brainstorming, kreativer Austausch und deren Diskussionen sind gezielt zu planen und in dedizierten Veranstaltungen abzuhalten. Effiziente Führungsinstrumente sind glasklar, messerscharf und werden nicht verwässert.
Referenziere zum Schluss der Sitzung auf das eingangs genannte Ziel
Mit einem Verweis auf das zu Anfang genannte Ziel wird gedanklich der Rahmen geschlossen. Auf diese Weise schließen auch die Teilnehmenden die Veranstaltung mental ab. Das kann in seltenen Fällen dazu führen, dass jemandem noch etwas einfällt, was so festgehalten werden kann, damit es nicht verloren geht.
Schließe die Sitzung formal ab
Die Sitzung wird IMMER formal angeschlossen. Dies dient der klaren Trennung zu einer im Anschluss stattfindenden Veranstaltung. Ist die Sitzung zu Ende, wird das Denken der Teilnehmenden für den nächsten Schritt und ihre anschließende Arbeit freigegeben.

Fazit:

Es lohnt sich, die eigenen Führungsinstrumente scharf zu halten. Das schafft Klarheit und Effizienz. Regelmäßige Sitzungen sind Führungsinstrumente. Mit 5 einfachen Schritten bleiben diese fokussiert:

Starte zur exakt vereinbarten Zeit.
Nenne immer als erstes das Ziel der Sitzung.
Habe eine Agenda und folge ihr strikt.
Referenziere zum Schluss der Sitzung auf das eingangs genannte Ziel.
Schließe die Sitzung formal ab, bevor es weitergeht.

Entscheidend ist also nicht, ob die Teilnehmer über die stetig wiederholten Ziele schmunzeln oder faule Sprüche machen, sondern entscheidend ist der Effekt auf das Denken der Teilnehmer. Dieses wird auf das Thema fokussiert und zum Schluss wieder frei gegeben. Effizient und messerscharf.

Um das grosse Thema «Kommunikation» endgültig abzuschließen, habe ich in der nächsten Folge noch eine Schlussbemerkung: Bleiben Sie dran!

Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Führungsinstrumente zu pflegen? Empfinden Sie straffgeführte Sitzungen als angenehm oder schränken diese Ihre Kreativität ein? Haben Sie in der Vergangenheit eine Chefin oder einen Vorgesetzten erlebt, der Sitzungen herausragend gut geführt hat? Was haben die anders gemacht? Können Sie das Gesagte ergänzen oder verbessern? Vielen Dank für´s Lesen. Ich freue mich auf eine interessante Diskussion mit Ihnen.

zurück