Homeoffice als Katalysator unserer Führungsschwächen

Googeln Sie doch mal, wenn Sie Zeit haben, nach „Homeoffice Fails“. Da werden Sie Videos finden von 30 Personen im Zoom-Call … die Hälfte ist nicht engagiert und vertreibt sich die Zeit mit irgendwas von Yoga bis zum Mittagsschläfchen oder versorgt die Haustiere. Manche sitzen im Auto oder sonst wo. Da kommen mir ganz schnell viele Fragen auf: Ist das effizient? Was kostet das? War das schon immer so? Warum sagt keiner was? Und wie verträgt sich das mit dem Chef, der die Arbeitszeit auf 5 Minuten genau auf die Projekte verbucht haben will? Wo ist die Grenze zwischen persönlicher Freizeit, Freiheit und der Firma verpflichteter Arbeitszeit?

Natürlich, die Welt ist bunt und man kann nicht alles über einen Kamm scheren, und ja, zusätzliche Flexibilität tut den Mitarbeitern gut. Worum geht es also … Es geht darum, die Arbeit so zu organisieren, dass die Mitarbeiter alle Voraussetzungen haben, Familie und Beruf im Leben unterzubringen, ohne dass ein Aspekt dauerhaft zu kurz kommt. Es geht darum, mit einfachen Führungsinstrumenten die Effizienz und Effektivität merklich zu steigern. Und genau damit beschäftigen wir uns in den nächsten Folgen dieses Blogs.

Das Problem, welches es zu lösen gilt, betrifft grundsätzlich zwei Aspekte:

• den (überfüllten) Kalender, also das Zeitmanagement und
• die Kommunikation.
   

Klarheit als der heilige Gral von Kommunikation

In dieser Serie beschäftigen wir uns vorerst mal nur mit der Kommunikation. Ich kann Sie beruhigen: die Herausforderung besteht seit dem Zeitpunkt, als Gruppen von Menschen erstmals versuchten, ein Vorhaben gemeinsam umzusetzen. Also schon seit jeher. Ich denke, der Grund für die Herausforderungen liegt in der menschlichen Natur oder vielmehr in den Arbeitsbedingungen, die nicht oder nicht überall oder nicht mehr den menschlichen Bedürfnissen und dem menschlichen Wesen entsprechen. Schuld sind also nicht die unfähigen Führungskräfte. Diese haben vielleicht den einen oder anderen Aspekt aus den Augen verloren, welche unter dem Brennglas „Homeoffice“ noch stärker aufflammen … Aber die Lösung ist an anderer Stelle zu finden.

Die Lösung liegt in der Klarheit. Diese schaffen wir in der aktuellen Miniserie zum Thema effektives Kommunikationsmanagement. Klarheit ist der heilige Gral der Kommunikation und zwar in jeder Beziehung. Wenn wir uns klar werden über:

• 5 Rahmenbedingungen der Kommunikation,
• 5 Zwecke, welche die Kommunikation im geschäftlichen Umfeld erfüllen muss,
• 5 Kommunikationsmittel,
• 5 Faktoren zur Effizienzsteigerung der Kommunikation,
• 5 wichtige Aspekte für Besprechungen …

dann sind wir einen Schritt weiter. Als Bonus könnte man noch sagen, die richtige Vorbereitung ist der Booster des Ganzen.
 

Die 5 grundsätzlichen Rahmenbedingungen klarer Kommunikation

Mit der Klarheit im Fokus setzten wir für heute einen Schwerpunkt: die 5 grundsätzlichen Rahmenbedingungen oder anders ausgedrückt - der Kontext der Kommunikation:

1. Komplexität der Information, die vermittelt werden soll. Handelt es sich um einen einfachen Sachverhalt oder um eine komplexe technische Frage, die geklärt werden muss? Vielleicht ist der Sachverhalt nicht schwierig, aber weit verzweigt. Wie viele Aspekte gilt es zu berücksichtigen? Sind Risiken involviert? Also alles, was die Komplexität der Information betrifft und detailliert beschreibt.
2. Komplexität der Gesamtsituation des Kontextes. Sind viele Menschen, viele verschiedene Parteien, verschiedene Lieferanten involviert? Liegen diese geographisch weit auseinander? Ist die Koordination der Aufgabe in sich komplex?
3. Fähigkeiten des ausführenden Teams. Handelt es sich um ein Tagesgeschäft? Ist es Routine? Können die Menschen das, was gefordert wird, leisten oder handelt sich um eine neue Situation, einen unvorhergesehenen, untrainierten, erstmalig dagewesenen Zustand, wo die Menschen zuerst Fähigkeiten erlangen, sich weiterbilden oder einlesen müssen?
4. Verfügbarkeit oder Knappheit der Ressourcen. Welche Ressourcen können über Erfolg oder Misserfolg entscheidend sein? Welche Optionen/Varianten gibt es für diese entscheidenden Faktoren? Ist es dringend? Wie sind die Zeitverhältnisse? Wie ist das Budget? Welche Menschen mit welchen Fähigkeiten und Kapazitäten stehen zur Verfügung? Welche Produktionsmittel können eingesetzt werden? Sind die Maschinen vorhanden?
5. Richtung der Kommunikation. Handelt es sich um eine uni-direktionale Kommunikation oder ist es eine bi-direktionale Kommunikation? Bi-direktionale Kommunikation erhöht die Komplexität.

Das sind die 5 Rahmenbedingungen, die den Kontext der Kommunikation bestimmen. Wenn wir diese Checkliste im Rahmen eines Augenblicks kurz durchscannen, bevor wir eine Kommunikation initiieren, schaffen wir Klarheit über den Kontext und die grundsätzlichen Anforderungen an die Kommunikation. Und das wiederum gibt uns einen Hinweis, wie die Kommunikation zu gestalten ist.

Fazit: Das Homeoffice tut also weniger zur Sache als wir meinen. Es ist unsere eigene Klarheit als Leader, die oft fehlt. Weil wir uns vielleicht die Gedanken gar nicht machen, sondern einfach unvorbereitet in die Situation steigen.

Klarheit ist der heilige Gral der Kommunikation
und damit ein Eckpfeiler wirksamer Führung.

So banal es klingt – es lohnt sich, kurz im Eiltempo die Rahmenbedingungen der Kommunikation abzuscannen und diese entsprechend anzupassen.

In der nächsten Folge werden wir uns mit den Zwecken der Kommunikation beschäftigen, um dann zu den Kommunikationsmitteln überzugehen.

Wie handhaben Sie die Kommunikation? Sind effiziente Besprechungen Teil der Firmenkultur, Teil des guten Tons? Wo sehen Sie ein generelles Verbesserungspotential? Was würden Sie ändern, wenn Sie etwas ändern könnten? Ich freue mich auf den nächsten Dialog.