Die fünf Zwecke der Kommunikation

Das Problem, welches es zu lösen gilt, betrifft die Unklarheit in Bezug auf den Sitzungszweck. Wenn keiner weiß, worum es eigentlich geht, wird mehr Zeit verbrannt als sinnvoll genutzt.

Eine klare Kommunikation zu Ziel und Zweck einer Besprechung ist zwingend

Sind wir mal ehrlich – wem von uns ist nicht auch schon eine Besprechung entgleist. Es liegt also nicht am Chef per se, sondern vielmehr an der unklar definierten Struktur oder dem unklar definierten Ziel einer Besprechung. Dies während der laufenden Runde zu korrigieren, kann oft zu schwierig bis unmöglich sein. Daher sollte der Einladende im Vorfeld einer Besprechung bereits klar definiert und kommuniziert haben, welchen Zweck die Besprechung verfolgt und welches Resultat am Ende vorliegt.

Wenn wir unserer Serie und seinem Pfad folgen wollen, sehen wir 5 Zwecke, die Kommunikation erfüllen sollte:

1. Es geht darum, Informationen einzuholen, zu fordern.
2. Es geht darum, Informationen zu verteilen.
3. Es geht darum, das Team zu organisieren, zu delegieren, Aufgaben und Tasks auf eine oder mehrere Personen zu verteilen.
4. Es geht darum, den Status der Aktivitäten einzuholen, d. h. zu schauen, wo wir stehen.
5. Es geht aber auch darum – schließlich sind wir Menschen – zu diskutieren und sich miteinander zu verbinden. Im englischen sagt man „to socialize“.

ACHTUNG: Was definitiv in der Praxis nicht funktioniert, ist, diese 5 Zwecke miteinander zu vermengen und unklar in der Aussage zu sein, welcher Zweck jetzt in der Sitzung verfolgt wird. Das heißt, unbewusst alle Zwecke miteinander zu vermischen und in der Kommunikation unklar zu bleiben, führt zielstrebig zu Misserfolg!

Es geht immer um entweder oder und falls sowohl als auch, dann aber bitte nacheinander und mit klar formulierter Ankündigung, dass es nun zum nächsten Zweck gehen möge. Die 5 Zwecke nochmals vertiefend und detailliert:

1. Informationen sammeln. Es geht um das Tagesgeschäft. Wie sind die Kennzahlen, wo stehen wir, was läuft? Im Projektgeschäft geht es oft darum, den Status der Aktivitäten zu erfahren. In der Taskforce, in der Problemlösung, geht es darum, all das einzusammeln, was relevant für die Lagebeurteilung, Erarbeitung und Umsetzung des Lösungsvorschlages ist oder sein könnte. Das sind alles Zwecke, die der Informationssammlung bzw. „gather information“ dienen.
2. Informationen verteilen, damit die Anwesenden mitdenken können. Es geht darum, die Begründung für Maßnahmen und Vorgehen zu verteilen und an die Mitarbeiter zu tragen. Es geht darum, als „Enabler“ den Mitarbeitern zu dienen, denn nur so können sie mitdenken und die beste Leistung erbringen. Worum geht es im größeren Kontext?
3. Organisieren bzw. Delegieren. Ein oder mehrere Tasks werden in das Team gegeben oder an das Team verteilt, so dass jeder weiß, was der andere macht. Und jeder auch weiß, was die eigene Aufgabe ist.
4. Den aktuellen Status einholen. Wo bist Du mit Deiner Arbeit. Worum geht es bei Dir. Wo hast Du Schwierigkeiten, was weißt Du, was dem anderen neben Dir helfen könnte. Was weißt Du, was der wissen könnte oder sollte. Wo hast Du Informationen, die helfen könnten, wo fehlen Dir Informationen, die Du vom anderen brauchst. Also delegieren und organisieren mehrerer komplexer ineinandergreifender Tasks auf ein ganzes Team.
5. To socialize – sich miteinander verbinden. Wie geht es Dir? Was läuft bei Dir? Ein bisschen die zwischenmenschlichen Beziehungen fördern und gewisse Dinge miteinander besprechen, auch wenn sie nicht unmittelbar und zu 100% mit der Arbeit zu tun haben –aber das WIR-Gefühl fördern.

Alle diese 5 Zwecke haben ihre Berechtigung, alle diese 5 Zwecke dienen einem übergeordneten Ziel und müssen erfüllt werden. Das kritische dabei bzw. das Erfolgsrezept ist, diese 5 Zwecke nicht unbewusst miteinander zu vermischen. Also wenn ich in einer Statusabfrage bin, lasse ich nicht zu, dass zwei Teilnehmer plötzlich über ein Detailproblem diskutieren, welches jetzt nicht Gegenstand der Sache ist. Wenn ich dabei bin, Informationen zu verteilen, muss ich gewahr sein, dass nicht zwei oder drei plötzlich beginnen, über einen Satz im Vorfeld zu diskutieren, was durchaus wünschenswert und erforderlich sein kann, aber in dem Augenblick nicht Gegenstand der Sitzung ist.

Was das konkret für die Umsetzung bedeutet

Was heißt das also für mich als Führungskraft oder für mich als Teammitglied in der Praxis? Es heißt, sich kurz klar darüber zu werden, welchen der 5 Zwecke die Kommunikation erfüllen soll. Alles hat sein eigenes Format. Müssen mehrere Zwecke in einer Session erfüllt werden, lohnt es sich, eine ganz klare Trennung der Formate mit einem klar kommunizierten Übergang wie beispielsweise: „Nachdem wir nun die relevanten Informationen gesammelt haben, werden wir diese im nächsten Schritt effektiv verteilen.“ vorzunehmen.

Was kommt demnächst?

Sobald wir die Kommunikation nach Grundkonzepten strukturiert haben, geht es darum, in der nächsten Folge zu schauen, welche Kommunikationsmittel ich zur Verfügung habe. Welche Kommunikationsmittel eignen sich zu welchem Zwecke. Damit beschäftigen wir uns in der nächsten Folge unserer Miniserie „In 5 Schritten zur effektiven Kommunikation“.

Welche Besprechungen haben Sie in Ihrem Umfeld? Haben Sie diese nach Zweck strukturiert? Was tun Sie, wenn es trotzdem passiert, dass eine Besprechung ungeplant verläuft oder aus dem Ruder läuft? Ihnen selbst oder Ihrem Chef? Wie handhaben Sie solche Meetings? Wie ist die Firmenkultur bei Ihnen? Was wird gefördert?

Ich bin gespannt auf Ihre Antworten.