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5 Dinge, welche die Effizienz der Kommunikation erhöhen

Meetings are where minutes are kept and hours are lost

Was ist der größte Zeitfresser in Ihrem Alltag? Wir kennen das alle. Eine Arbeit, die Konzentration erfordert, muss dringend fertig gestellt werden. Es bräuchte doch nur mal 3 Stunden ungestörte Konzentration. Und doch das genau fehlt heute – und morgen auch. Die größte Lücke zwischen den vielen Meetings ist 35 Minuten kurz nach 16 Uhr. Das wird heute nichts mehr. Und damit ist klar, die Arbeit muss am Wochenende zu Hause gemacht werden. Muss das wirklich sein? Gehört das zum Job? Das Problem, welches es zu lösen gilt, betrifft den verschwenderischen Umgang mit der Ressource „Zeit“. Der legendäre amerikanische 4-Sterne-General Joseph Stilwell sagte einst: „A meeting is an event at which the minutes are kept and the hours are lost.“ Dieses Zitat wird Ihnen jede Führungskraft auf der Welt unterschreiben. Zeit ist die kostbarste Ressource jedes Unternehmens und Zeit wird ohne Zögern und ohne Überwachung verschwendet als wäre sie nichts wert. Für alles andere gibt es Frameworks, Measurements, Guidelines, Grenzwerte, Frühwarnsysteme usw. Nur für die Zeit nicht! Laut einer Studie der Managementberatung Bain aus dem Jahre 2014 verbringen Führungskräfte 60 % und mehr ihrer Arbeitszeit in Meetings, die in der Mehrzahl keine brauchbaren Resultate liefern. Zahllose weitere Studien bestätigen dies. Das muss man sich mal auf der Zunge zergehen lassen… Das ist nicht gesund – weder für die Menschen, noch für das Unternehmen. Und es hat fatale, messbare finanzielle Folgen. Was ist dagegen zu tun? Neben dem eigenen Zeitmanagement der Führungskraft, welches wir in einer späteren Folge betrachten, gibt es nur eines: die unverzichtbaren Besprechungen so effizient wir nur möglich zu gestalten. In dieser Folge beschäftigen wir uns mit der Frage, wie Besprechungen effizient gestaltet werden können.

Vorbemerkung:

Es gibt eine Grundsatzfrage, die wir stellen müssen, bevor wir über die Effizienz sprechen: Ist die Besprechung überhaupt nötig oder einfach die bequemste Lösung für mich als Führungskraft? Wenn ich nämlich kurz ein Meeting einstelle, anstatt das Problem selber zu durchdenken und einige Telefonate mit den Schlüsselpersonen zu führen, habe ich im Moment weniger zu tun. Aber das schlägt sich im Kalender aller Beteiligten und auch in meinem nieder. Sprich: ich werde die Zeit verschwenden. Damit kommen wir zum ersten Punkt:

 

1. Weniger sind mehr – Reduziere die Anzahl der Teilnehmer auf das bare Minimum

Die entscheidende Frage lautet: «Für wen ist es unerlässlich, die Information so rasch als möglich aus erster Hand zu erfahren?» Alle anderen arbeiten für den Moment weiter und werden von den Kollegen informiert. Damit reduziere ich die Anzahl der Teilnehmer und die Besprechung ist effizienter.

 

 

2. Kürzer ist besser – setze eine kurze Zeit und ein straffes Zeitlimit an und halte es ein

In anderen Formaten, die wir alle kennen, ist die Redezeit auf 18 Minuten beschränkt. Warum? Was in 18 Minuten nicht gesagt werden kann ist nicht fertig durchdacht und strapaziert die Aufmerksamkeitsspanne des Publikums. Nun ist eine Besprechung kein Vortrag und trotzdem gelten die gleichen Regeln. Je kürzer das Meeting, desto höher die Aufmerksamkeit, desto besser muss ich als Teilnehmer oder Sitzungsleiter vorbereitet sein, desto höher ist die Effizienz.

 

 

3. Öfter macht mehr Spaß – je höher die Frequenz, desto besser der Fortschritt

Häufigere, kurze Meetings nach demselben Schema, also mit einer klar definierten Tagesordnung/Agenda, sind der effizienteste Weg zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Warum? Sie sind produktiver, einfacher und machen deshalb mehr Spaß. Ich kann in kürzerer Zeit schneller etwas kommunizieren, die zu bearbeitenden Aufgaben sind weniger und oft kleiner, weil das nächste Meeting bereits in einer Woche ansteht. Damit erreiche ich rascher mehr Resultate, die Aufgaben lassen sich im Wochenplan unterbringen und ich spüre einen konstanten Fortschritt. Folglich ist eine Aufwärtsspirale in Gang gesetzt. Das motiviert. Und ist deutlich effizienter als lange Meetings mit großen Arbeitsaufträgen und einer langen Liste an offenen Punkten, die ich kaum abarbeiten kann. Der berühmte Backlog.

 

4. Halte Dich an die Vorgabe – habe eine klar vorbereitete und strukturierte Agenda und halte Dich ohne Ausnahme daran

In der Praxis heißt das: pro Meeting ein Thema, eine Agenda. Generelle Informationsmeetings sind oft ineffizient, meistens unnötig und nur in raren Gelegenheiten wirklich gerechtfertigt.
Meetings mit einer großen Anzahl an Teilnehmern und vielen verschiedenen, buntgemischten Agendapunkten machen nur Sinn, wenn

  • eine Führungskraft die gesamte Belegschaft gleichzeitig ansprechen möchte. Dazu gehören Quartalsmeetings, wo wir top-down die neue Strategie, die neue Richtung, neue Zahlen, eine neue Doktrin, neue Produkte kommunizieren.
  • Das Meeting dient entweder dem Teambuilding, um Kohäsion herzustellen oder
  • es dient dem Zweck der Ausrichtung oder
  • es unterstützt die Firmenkultur, welche von der Führungsebene implementiert werden möchte oder
  • es dient als Kick-Off für Projekte oder Taskforces.

 

Nur diese Zwecke rechtfertigen Meetings mit vielen Teilnehmern und unterschiedlichen Agendapunkten.
Für alles andere gilt: 1 Thema, 1 Meeting, 1 Agenda.
Das heißt in der Konsequenz auch, dass alles, was unvorbereitet und unangekündigt in einer Besprechung aufkommt, keinen temporären und inhaltlichen Platz hat, sondern aufgenommen und separat behandelt wird. Warum? Wir haben es schon ein paar Mal gehört …: Es ist nicht durchdacht und nicht vorbereitet. Es gilt, spontan aufkommende Diskussionen abzufangen und in einen anderen, definierten Termin zu lenken.

 

5. Weißt Du, wer Du bist? – klar definierte Rollen

Es gibt bei schwierigen und komplexen Besprechungen hauptsächlich 3 Rollen, die zu besetzen sind:

Der Sitzungsleader:
Dem Leader der Sitzung wird durch den Assistenten und Protokollanten der Rücken freigehalten, sodass er

  • sich auf die Beiträge der Teilnehmenden konzentrieren und
  • das Geschehen beobachten kann,
  • die Körpersprache der Teilnehmenden wahrnehmen kann,
  • seine vorbereiteten Beiträge gut artikulieren kann, weil er nur spricht, wenn er Input liefert,
  • er zusammenfassen,
  • paraphrasieren,
  • zum Verständnis unterhalb der Teilnehmenden beitragen und
  • die weiteren Aktionen bestimmen kann.
     

Der Sitzungsassistent:
Diese Rolle moderiert das Meeting und hat die Aufgabe

  • die Zeit im Auge zu behalten.
  • sicherzustellen, dass die Agenda abgedeckt ist und eingehalten wird.
  • darauf zu achten, dass wichtige Aussagen im Protokoll erscheinen.
  • dafür zu sorgen, dass alle Teilnehmenden nur dann sprechen, wenn sie etwas beizutragen haben oder Fragen zu beantworten sind.

 

Der Sitzungsprotokollant:
Der Protokollant nimmt dem Sitzungsleader und Sitzungsassistenten die Schreibarbeit ab. In der Regel hat diese Person wohl Sachkenntnis, aber keine konkrete Rolle in dem Thema und kann sich daher ganz auf das Schreiben des Protokolls konzentrieren.

Ohne diese 3-Teilung wird der Sitzungsverlauf enorm verlangsamt und im Resultat ist keine zufriedenstellende Effizienz zu erreichen.

 

Fazit:

Im Vorfeld ist festzulegen, ob die angedachte Besprechung notwendig oder einfach nur bequem ist. Ist dies geklärt, gilt es, sich an die 5 Dinge der Effizienz zu halten:

  1. Weniger ist mehr. Reduziere die Anzahl der Teilnehmer auf das bare Minimum.
  2. Kürzer ist besser. Setze ein kurzes und straffes Zeitlimit und halte Dich daran.
  3. Öfter macht mehr Spaß. Höhere Frequenz mit kürzeren Meetings sichert den Fortschritt, motiviert und setzt eine Aufwärtsspirale in Gang.
  4. Halte Dich an die Vorgaben. Habe eine Tagesordnung und halte Dich ohne Ausnahme daran.
  5. Weißt Du, wer Du bist? Definiere Rollen und halte sie ein.

Manchmal lohnt es sich, große Themen auf mehrere, kleine Sitzungen zu verteilen und diese in einer hohen Kadenz mit wenigen Teilnehmern abzuarbeiten. Dabei muss die Führungskraft nicht immer anwesend sein. Initiierung und periodische Fortschrittskontrollen reichen oft aus.

Nachdem wir über die generellen Anforderungen an Kommunikation, den Kontext der Kommunikation, den Kommunikationszweck, die Kommunikationsmittel, die Geheimnisse effektiver Kommunikation in Besprechungen und die Effizienz von Kommunikation gesprochen haben, werden wir uns beim nächsten Mal die Frage stellen, was zu tun ist, um Sitzungen ganz konkret effizient zu gestalten.

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